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什么是OA?OA与协同软件的区别
发布日期:2016-06-15 来源:营销中心

OA就是办公自动化,是利用网络整合业务,降低成本,提高工作效率的一种网络工具软件 。协同办公软件是利用网络、计算机、信息化,而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件,给办公人员提供方便、快捷、降低成本,提高效率的一款管理软件。协同办公平台是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台,同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。协同办公平台必须具备以下的三个基础功能:一是协同办公平台是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯,协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。

二是协同办公平台是管理和协作的平台。协同办公平台必须能够实现团队协作,比如,项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变,动态适应,实现柔性管理。三是协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识。从某种程度上说,协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时,在此平台之上还要能够部署一些应用,如人事管理、ERP系统等,开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。

要实现协同办公必需满足以下几个要求,也就是协同的基本特征:协同办公平台要支持完全的移动性,实现可以利用目前可以使用的一切网络资源;系统必须能实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性,实现相互独立的不同应用系统可以自然融合;必须具备动态适应能力,一种柔性管理能力,并且能够实现与刚性管理相结合。

OA 在协同平台上开发,并且在协同运行平台上运行或者嵌入了协同引擎,当然可以成为协同化应用——协同OA,但它和作为协同应用开发和运行平台的协同办公平台却是明显地处在不同的层次。

协同办公是网上办公的高级阶段。在电子政务为公众服务的业务中,各部门将自己的业务通过互联网来向公众服务,这被称为网上办公。

于协同软件在行政办公领域的广泛应用,许多人将协同办公软件与OA(Office Automation,办公自动化)软件等同起来。事实上,虽然协同办公软件与OA有着千丝万缕的联系,但协同办公软件与OA在软件功能、应用理念等方面都有差别,不能简单等同。

一、词义区别

协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协同办公软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同办公软件概念也赋予了新的含义,例如结合了 Internet、工作流、即时通讯和SOA等多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同软件。

OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。OA无论从概念还是应用上看,在我国都有比较长的发展历程。狭义的 OA 指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,包括了办公室用的打字、复印等硬件,以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前,财务、人事等软件,因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求,因而也被划入OA软件的范畴。

从以上关于协同软件和OA的概念可以看出,虽然协同办公软件与OA在应用上有许多类似之处,甚至功能上有许多重叠,但他们之间有着根本的区别。协同办公软件更关注的群组之间的协作,侧重于工作流、沟通交流等方面;OA软件是以计算机技术为基础,对办公资料、工作事项进行记录和反映。

二、历史发展

OA相关的概念与软件产品,在我国由来已久。从上世纪70年代末开始,我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期,国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。当时,OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上,例如将手工打印转移到电脑打印,或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据,查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的,就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work 电脑化协同工作)意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后,国内许多软件厂商,开始在传统的OA应用软件里,引入了协同管理相关的理念和功能。 

协同应用理念和技术,在 OA 中得到最为广泛的应用,并促使传统 OA 产生质的飞跃。融合了协同理念的OA,可以称之为“协同化的OA”或者“协同OA”,其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映,转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。在协同OA出现以前,我国已经出现过几代OA软件产品。截止目前为止,OA软件在我国经历了以下四个阶段:

第一代OA,以单项事务为中心 

基于单机,面向个别事务的处理 

特点:解决了电子文本的输入、打印、归档等基本要求 

缺点:只解决了单项事务,事务之间的关联性差 

第二代OA,以关系型数据管理为中心 

基于单机,面向个人或团队的事务处理 

特点:解决了数据或文件的管理需求,体现了数据间的一定关联性 

缺点:协同工作能力差,企业级信息集成能力差 

第三代OA,以多事项的记录、反映为中心 

基于局域网,面向多事项的记录 

特点:部分解决办公中多种事项的关联与记录,提高了工作效率 

缺点:无法实现复杂流程,缺乏与其他管理之间的有效协同 

第四代OA,以工作流为中心 

基于INTERNET网络,支持移动办公 抽象管理基础要素,并关联各管理要素 

以工作流为中心,组合各管理要素和经营资源 

与知识管理、项目管理等高度集成 

通过信息门户(员工门户和企业门户等)系统展现

三、产品发展 

协同软件与OA有着深厚的渊源和密切的关系,这使人们容易混淆协同软件与OA。我们可以通过分析两组概念不同的软件及其发展,来进一步理解协同软件与OA的区别。 

参照ERP与财务软件的区别,看协同软件与OA的应用范围不同。1998年ERP(企业资源计划,Enterprise Resource Planning)开始在我国广受重视,我国许多从事财务软件和MRP/MRP业务的软件厂商,纷纷转向ERP。其中,以财务软件厂商的转型最为成功,用友、金蝶是其中的杰出代表。由于历史原因,以及部分厂商的有意误导,使得一些用户曾经难以分辩财务软件与ERP的区别。到底财务软件是不是ERP软件?理论界应该是非常清楚,但在用户层面,往往很难分辨。其实,ERP中有一部分是面向财务管理的,那些基于ERP的财务软件,可以看作ERP的有机组成部分。财务软件不能等同于ERP,特别是那些传统的以财务为中心的软件,更不能贴上ERP的标签。参照ERP与财务软件的区别可以看出,协同软件与OA涵盖的应用范围不同。 

参照ERP与MIS的区别,看协同软件与OA的核心理念不同。MIS(管理信息系统,Management Information System)曾经是广为普及的一个计算机应用理念,这一理念几乎与我国的计算机应用同步产生,并经历了长达几十年的发展。ERP出现后,MIS越来越少被提及。和ERP与财务软件的区别不同,ERP与MIS的区别不在于所涵盖的功能,而在于各自的核心理念。和MIS一样,ERP也涵盖了人、财、物、产、供、销等管理的方方面面,但ERP是以“资源计划”理念为核心,来构建管理的不同层面,而 MIS 系统仅仅是信息的收集、记录、反馈。参照ERP与MIS的区别可以看出,即便广义的OA软件可以


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